Gestionar bien las reuniones es una de las decisiones más rentables que puedes tomar como freelance. No porque haya una fórmula perfecta, sino porque cada hora mal gestionada en una videollamada es una hora que no has dedicado a trabajar, a descansar o a lo que tú decidas. Y eso, a la larga, se nota en los resultados y en el desgaste.
¿Por qué es importante optimizar las reuniones de trabajo?
Según datos estadísticos que no me he puesto a buscar pero sé que existen, las autónomas perdemos un montón de tiempo en reuniones. Pero ¿sabes cuál es el problema? Que es cierto que te pueden traer dinero, pero, si no las gestionas bien, lo que van a provocar seguro es que pierdas más tiempo del que deberías.
No se trata de resolver las cosas por WhatsApp, pero sí tratar esos encuentros como si fueran una tarea más de nuestra agenda. Si no te enredas más de la cuenta en ejecutar ese encargo que te ha llegado, tampoco deberías hacerlo en una reunión.
Ya lo dijo Mohamed Ali: Vuela como una mariposa y pica como una abeja. O en palabras de mi abuela: Déjate de historias y vete al grano.
Problemas habituales en reuniones de freelancers
En Llum hemos acogido miles de reuniones de freelancers y sabemos a la perfección las dificultades con las que nos encontramos una y otra vez. Seguro que te sientes identificada con alguna de ellas:
- El cliente tiene ganas de hablar y no hay forma de cortarle.
- No tienes un lugar tranquilo y profesional para hacerlas.
- No se resuelven los asuntos para los que os habéis citado.
- Dura más de la cuenta y te quita tiempo de ejecución.
- La persona con la que te has citado llega tarde o no llega.
- Hay problemas de conexión para las videollamadas.
- Las haces en un espacio de difícil acceso para el cliente.
¿Cómo preparar una reunión de forma eficiente?
Te suena, ¿verdad? Pero no te preocupes, te vamos a dar soluciones para que estas cosas no te vuelvan a pasar.
Definir objetivo y duración
Para empezar, aquí hay que dejar claro desde el primer minuto para qué es la reunión. Un orden del día por email suele ser interesante, pero si no, escribe en un documento los puntos que sí o sí hay que tratar y ve pasando de uno a otro.
Ah, y, por supuesto, acota el tiempo. Aquí hay un truco muy efectivo si se te da mal poner límites. Esta frase te ayudará un montón: tengo otra reunión dentro de una hora. Eso pone el cronómetro en marcha para todos los asistentes.
Preparar documentación previa
Si no quieres que te pille el toro porque te has dejado algo, deja todo lo que necesites listo antes de empezar. Si es una reunión en remoto, te recomiendo que abras los documentos y ventanas que te hagan falta para evitar errores.
En el caso de ser presencial, los detalles cuentan, y queda bastante feo abandonar el lugar porque te falte material o información. La previsión es clave aquí.
Elegir el espacio adecuado
Tener un espacio a la altura de tu marca te ayuda, no solo a ganarte al cliente, sino a que todo funcione como es debido. Es necesario que tengas buena conexión a internet si vas a hacer una videollamada, así como buena acústica.
Si el encuentro es en persona, busca un espacio al que se pueda llegar de forma sencilla y, a poder ser, bien situado en la ciudad. Que sea luminoso, cómodo y cuente con las herramientas que necesites para que la reunión sea un éxito.
Claves para reuniones más productivas
Hace unas semanas preparamos una guía para que las freelance fuéramos más productivas en nuestro día a día, y muchas de esas cuestiones se aplican también a la hora de reunirnos.
Por ejemplo, te invitamos a dejar de lado las distracciones. Es decir, estate a lo que estás, pon el móvil en modo avión, no revises otras pestañas del ordenador ni te pongas a pensar en que luego tienes que ir al Mercadona.
Procura poner tus citas en horas que no te partan el día, o sitúalas más pronto o más tarde, en función de tus momentos de energía a lo largo de la semana. A veces, para lidiar con ese cliente tan pesado necesitas la batería a tope.
Salas para reuniones siendo freelance en Valencia
Y claro, no podíamos terminar este artículo sin recomendarte las salas de reuniones de Llum Coworking. Tenemos dos, una con capacidad para 8 personas y otra para 10. Cuentan con pantalla para tus presentaciones, pizarra, cafetera, menaje, agua y todo los detalles que necesitan para que la reunión sea un éxito.
Pero si lo que buscas es un espacio para realizar videollamadas, lo tuyo es nuestra cabina insonorizada. Es de uso individual, y ya te puedes poner a gritar dentro que nadie se enterará de lo que dices.
Puedes hacer tus reservas a través de este enlace, pero si tienes dudas puedes ponerte en contacto con nosotras e incluso venir a vernos a la calle Colón. ¡Te esperamos!
