Porque sí, puedes usar la dirección de un coworking como sede de tu negocio si firmas un contrato de domiciliación y lo pones en conocimiento de Hacienda y de la Seguridad Social.
¿Quieres saber más? Pues quédate conmigo, que te lo cuento.
¿Qué significa domiciliar una empresa en un coworking?
Significa que tu negocio usa la dirección del coworking como sede oficial en facturas, web y contratos, aunque trabajes desde tu casa de Ávila o en un hotel de Kuala Lumpur.
El servicio incluye también la recepción de tu correo postal para que siempre lo tengas todo controlado, aunque no estés aquí, y que puedas usar las señas en tu web, tarjetas o donde te dé la gana. Todo este servicio se conoce como oficina virtual.
¿Se puede usar un coworking como domicilio fiscal y social?
Sí puedes, pero conviene separar dos conceptos que mucha gente mezcla. Vamos a conocerlos:
Domicilio fiscal
Es la dirección donde Hacienda te localiza. Si eres autónomo, suele ser tu vivienda habitual y en este caso lo que haces es llevar al coworking tu actividad. Como cada caso es distinto, consulta con tu gestoría antes de mover nada, no vaya a ser que tengas algún impedimento.
Domicilio social
Es la dirección oficial de una sociedad, la que figura en sus estatutos. Puede estar en un coworking si allí tiene su centro la gestión de la empresa, algo distinto a trabajar desde un centro de negocios tradicional. Confirma que eso encaja en tu caso concreto o qué deberías hacer para poder cumplir con los criterios según tu empresa, asociación o comunidad de bienes.
¿Qué necesitas para domiciliar tu empresa en un coworking?
Lo primero que tienes que hacer es hablar con nosotras, claro. Luego, una vez que des el paso, te solicitaremos una serie de papeles que por lo general suelen ser los siguientes:
Si eres autónomo
Te pediremos fotocopia de tu DNI o NIE.
Si tienes una sociedad
Lleva la fotocopia del DNI del administrador o apoderado, así como un documento que acredite la facultad de firma en representación de la sociedad (ej. escrituras o nota del Registro Mercantil).
Si la empresa está en proceso de constitución
Necesitarás entregar la fotocopia del DNI del responsable que firma como futuro apoderado de la mercantil y el Certificado de reserva de denominación social (Registro Mercantil Central).
Hay que tener en cuenta que, para empezar a utilizar la dirección del coworking, siempre será necesario tener firmado el contrato por ambas partes, abonada la primera factura y aportada toda la documentación.
Pasos para domiciliar una empresa en un coworking
Son cuatro pasos y puedes tenerlos encaminados en pocos días.
Elegir el espacio y el servicio
Piensa cuánto vas a usar el coworking. Una fotógrafa que se pasa el día en la calle o en su estudio solo necesita oficina virtual. Si recibes clientes cada semana, añade salas de reuniones por horas, y si necesitas espacio para tu día a día, lo más probable es que tengas que optar por un puesto fijo. Si no tienes claro cómo funciona todo esto, en cómo alquilar un coworking de forma fácil te lo explicamos paso a paso.
Firmar el contrato de domiciliación
Lee el contrato entero para tener claro qué entra y qué no. Mira cómo gestionamos el correo y las notificaciones, el tiempo de permanencia (con nosotros es de un año) y cómo te das de baja (que oye, de Llum seguro que no te vas a querer ir, pero nunca se sabe).
Comunicar el cambio a Hacienda y a la Seguridad Social
Tienes un mes desde el cambio para presentar el modelo 036, o el 037 si cumples los requisitos del simplificado, con certificado digital o Cl@ve. Después comunica los datos a la Seguridad Social desde su sede electrónica o con tu gestoría.
Actualizar el Registro Mercantil si eres sociedad
Dentro del mismo municipio y sin otra norma en los estatutos, suele bastar con un trámite mínimo a nivel burocrático. Después formalízalo en escritura pública ante notario e inscríbelo en el Registro Mercantil.
¿Qué errores evitar al cambiar el domicilio de tu empresa?
- Pasar del plazo con Hacienda. El mes cuenta aunque estés de vacaciones en Gandía… o se te haya pasado.
- Olvidar tu dirección antigua en facturas, web, banco y ficha de Google, y que los clientes sigan recurriendo a la antigua.
- Firmar sin dar los permisos necesarios para que el coworking pueda recoger notificaciones certificadas o burofaxes, y sin leer las condiciones para recogida de paquetes voluminosos.
- Dar por hecho que es suficiente. Si atiendes al público en un local o tu actividad exige licencia, la dirección virtual no lo sustituye.
- Saltarte la gestoría. Preguntar antes sale más barato que rectificar después, y ojito, que en estas lides los líos pueden ser gordos.
¿Qué ventajas tiene domiciliar la empresa en un coworking?
Optar por domiciliar empresa en coworking como el nuestro te da imagen, porque tus facturas llevan una dirección del centro de Valencia y no la de tu piso.
Te da privacidad y ahorro, porque cuesta mucho menos que alquilar un despacho. Y si vienes de otra ciudad, tienes presencia en Valencia sin mudarte. Imagínate, una empresa con sede en Calasparra, otra en Londres… ¡y presencia en Valencia!
Si todo esto te encaja, ahora solo te queda un paso que dar y es el más fácil. Contacta con nosotras a través de esta misma web y empezaremos los trámites para que tu empresa se traslade, aunque sea de forma virtual, a la capital del Turia. ¡Te esperamos!
